1.當有傳真文件進來時(是指對方傳真的對象是您時)，傳真伺服器會將該文件轉成電子檔後以電子郵件提供給接收者(傳真分機或分發管理者)。

2.請執行MS Outlook收信軟體(任何收信軟體或網頁郵件瀏覽均可)，即可發現收到一封是"fax@網域名稱"所發出的信件，主旨是註明對方的傳真代碼及收取傳真的日期時間。

3.請點閱此封郵件，即可發現有一個fax.pdf檔案(PDF或Tiff格式)附件，此檔案即是該傳真文件。
訊息內容:寄件者(對方的傳真機代碼)，fax id(傳真序號)，頁數(此接收傳真文件的頁數)，傳真埠(接收此傳真的傳真埠)。

請直接點閱該檔案即可閱覽此份傳真文件的內容(若是PDF檔案格式則操作電腦必須安裝PDF閱覽軟體(如:Adobe Reader..等)。
假如您的電腦有安裝PDF編輯軟體，就可以直接於該文件加註文字或蓋公司章。


4.完成文件編輯後，就可利用目前所操作的電腦直接啟動傳真操作程式將此文件傳送給對方(或他人)。