傳真伺服器(數位網路傳真機),是供使用者隨時利用本身操作的電腦或手持設備,經由區域網路或網際網路環境來收發傳真文件。

現在絕大部份的文件傳輸及訊息聯繫都是利用電子郵件,或即時通,或SKype,或Line..`等來處理,但還是有些需要簽字(或蓋章)的重要文件,或財務進銷存管理軟體報表,或帳務催款訊息,或客戶關係通知,或產品宣傳 ..等必須使用到傳真機設備,但它的缺點是檔案需要列印成文件再以人工模式手動傳真(無法一次有效率的大量傳真),接收的傳真文件亦常常遭到疏忽而遺棄,重要機密文件可能有外洩的風險,傳真文件無法有效控管及保存不易(文件紙張會褪色),因機械老舊造成列印文件內容不清晰,垃圾傳真氾濫 ..等。

採用傳真伺服器的好處有:
1. 有效降低營運成本。無須紙張,無須耗材,無須採購多台傳真機(單一設備具有多埠傳真埠,管理方便且減少後續維修費用),節省國際或長途通訊費用。
2. 提高企業整體產值與效率。具有多人透過網路同時共用傳真伺服器執行收發傳真文件的功能。每個使用者只要在自己所操作的電腦上即可發送與接收傳真文件,且軟體介面操作容易上手(就算不懂電腦的行政人員也輕鬆使用操作),無須親自到傳真機處手動操作,可避免多人使用時排隊等待,忙線或卡紙的困擾,浪費寶貴的時間。更好的是使用者執行發送文件傳真的操作極易簡單。
3. 傳真文件的保存。傳真伺服器會自動備份所有人所有的收發傳真文件,管理者可透過網頁瀏覽器軟體以網路連線至傳真伺服器內查詢所有人的收發傳真記錄與內容(使用者可查詢自已的收發傳真記錄與內容),以達到傳真文件電子化管理保存。
4. 傳真文件的保密。接收的傳真文件可透過分發管理者(以傳真埠指向特定接收者,類似傳真總機),或傳真分機指向特定接收者,採取電子郵件收取傳真文件(文件自動轉換成PDF或TIFF格式檔),可讓使用者確實即時收取到私密或機密的傳真文件,可避免該文件因暴露在開放環境造成困擾與損失,保持您的傳真的機密性與安全性。
5. 異地收發傳真。使用者若是外出拜訪或出差,只要電腦能上網際網路,就可以透過網路連上傳真伺服器(必須要有真實固定IP設定)即時發送傳真文件,與收取傳真文件(電子郵件收取),亦可透過網頁瀏覽器軟體以網路連線至傳真伺服器內查詢自已的收發傳真記錄與內容,讓您辦公更加方便,最適合行程繁忙的專業人士。
6. 傳真通訊錄的整合。傳真操作軟體具有通訊錄功能,您可將MS Outlook既有的通訊錄資料直接匯入,或是以LDAP設定與其它伺服器連結共用通訊錄,讓您欲傳真時方便點選接收者(多個接收者可用Shift鍵一次選齊),免除您查詢對方傳真號碼的麻煩。
7. 傳真結果主動通知。使用者完成發送傳真操作後,傳真伺服器會將傳真的結果以電子郵件通知使用者,免除您必須主動去電給對方確認是否有傳真文件的動作(使用者可透過傳真操作軟體點選已發送頁次得知發送傳真結果)。
8. 設備無需定期保養。傳真伺服器是一台獨立運作的設備,因此沒有機械耗損,碳粉或墨水滲漏,夾紙...等故障情況,因此無須專人定期維護。
9. 具有多樣模式發送傳真文件。發送傳真文件除了即時發送外,還支援預約發送(指定日期時間,讓客戶選擇傳真線路較空閒或電話費用優惠的時間將文件傳真發送給對方),支援間隔發送(指定延遲時間),支援大量發送(單一檔案對多個對象,或多個檔案對單一個對象,或多個檔案對多個對象,例如:傳真,公告訊息..等)。
10. 傳真集中管理。具有單機多埠機型,可將公司或單位所有地點的傳真資源集中統一管理,不僅傳真埠可共享備援執行外,所有收發傳真完整備份記錄,管理者可遠端連線查看所有傳真埠運作狀況,及方便設備管理。
11. 接收文件內容清晰完整。接收對方的傳真文件,採取轉換成電子檔案PDF或TIFF格式,因此文件內容不會失真。不像傳真機(或複合機)因機械耗損,或墨水碳粉不足滲漏,造成其內容的文字或圖片有不清晰狀況。
12. 確保傳真永久正常運作。傳真伺服器具有雙機備援運作功能(特定機型),當有一台傳真伺服器因故造成故障情況時,則另一台傳真伺服器會自動上線替代繼續傳真運作,如此客戶無須擔心傳真伺服器停機造成的營業損失。若是考量到電力供應疑慮,建議客戶加購不斷電設備。

 

我們採用穩定性高,低建置成本,整合性強的嵌入式作業系統為運作平台(嵌入式系統Embedded system是一種為特定應用而設計的專用電腦系統軟體,通常只針對一項特殊功能需要而執行運作,因此適合研發設計人員將傳真伺服器程式精簡至執行最佳化,及高度穩定長期運作),及自主開發傳真伺服器軟體,傳真操作軟體與傳真埠硬體模組(含傳真埠驅動程式)建置傳真伺服器設備(取代傳統的傳真機或複合機設備),我們的技術是單機可支援單埠至多埠傳真功能,語音撥放功能,傳真分機功能(指定傳真接收者,可調整位元數量),傳真帳號權限(一般使用者或管理者),失敗自動重傳,預約時間傳真,異地收發傳真(支援電子郵件信箱收取傳真文件),傳真記錄備份(可指定年份匯出),雙機即時備援及資料同步備份,多樣發送傳真模式(檔案列印,程式夾檔,網頁夾檔,郵件夾檔,目錄夾檔),以達到完善的傳真文件電子化與自動化解決方案。

使用者可使用網頁夾檔,檔案列印,程式夾檔,郵件夾檔,目錄夾檔五種模式進行文件發送傳真動作,並利用電子郵件接收傳真文件。傳真操作軟體(檔案列印/程式夾檔,支援任何檔案格式)與網頁夾檔(支援PDF,TIFF,Word,Excel,PowerPoint檔案格式)的操作畫面介面均有支援中英文環境(含傳真伺服器管理畫面介面),管理介面使用容易上手。

 

冠隆資訊傳真伺服器的產品特色
企業級的傳真伺服器
採用軟硬體整合成標準規格設備銷售與售後保固。設備安裝設定容易,平躺式機型可直立或平放置放,機架式機型可固定於標準機架上。設備機板一律採用高穩定的工業級(建議使用年限是10年期,工業等級具有防塵,防震,高穩定,寬溫運作環境的特性),儲存硬碟採用SSD固態硬碟,依機型有提供RAID1架構資料保護(可備份數十或數百萬張以上的傳真文件檔案),單埠或雙埠的網路埠(雙埠具有備援功能),傳真埠標準模組(採用美國知名IC設計公司傳真處理器晶片),單顆或雙顆的電源供應器(雙顆具有備援功能),強固耐用的工業級機構機殼,所以可滿足任何大多數的環境下能正常傳真運作,與各式產業企業與政府單位的傳真運作需求。

傳真埠模組自主設計開發
冠隆資訊自主開發傳真埠硬體模組。我們是採用美國知名IC設計公司的傳真處理器晶片,研發人員自主設計機板線路,軔體與驅動程式開發,並且將傳真埠硬體標準模組化,以適用於多款傳真伺服器機型(依不同機型配合專屬相容的主機板)。由於是自行研發,因此可確保傳真伺服器設備的長期高穩定運作,而且提供保固10年期。

無須接觸到傳真感熱紙
傳統的傳真機所使用的紙張是熱感式。坊間有些廠商為了增加感熱紙中黑色染料的持久性,採用雙酚A(酚甲烷)化學原料。國內於一百年公告CNS 15447「感熱紙」國家標準,要求顯色劑不得含雙酚A,環保署並將其定義為第四類毒性化學物質。消基會表示,雙酚A可經由口鼻、皮膚接觸入侵人體,將使得雌激素增加,造成環境荷爾蒙失衡,恐會影響男性生殖能力,或讓民眾胰島素代謝不正常,導致肥胖症的發生。尤其是孕婦、小朋友更應遠離。(資料來源:自由時報 2012年6月7日)

使用者帳號數量無限制
傳真伺服器提供的傳真使用者帳號(指發送傳真的傳真帳號)與接收傳真的電子郵件設定,是沒有數量的限制,是無須擔心日後因公司(或單位)規模的擴張,員工人數的增加而要額外花費加購軟體帳號或更換機型後續的費用(有些同業是以傳真帳號數為計價標準)。

傳真語音撥放及個人專屬傳真分機
傳真伺服器具有語音撥放及傳真分機功能。當對方有文件要傳真進來時,對方撥通傳真號碼後會先聽到一段語音訊息"您好,歡迎進入電腦傳真系統,請撥傳真分機號碼或0後,按#與傳真鍵發送傳真,謝謝~"。如果客戶想要獨特的語音內容,只要提供語音檔給冠隆資訊,我們可以轉檔及代客鋪設至傳真伺服器(保固期限內免費),讓公司的企業專業形象提升。而且可以針對特定傳真埠(傳真號碼)設定撥放不同的語音提示。傳真分機是指個人專屬的傳真代號(冠隆資訊的傳真分機採用位元數,預設具有2~4位數,傳真分機位元數的提供是依傳真伺服器設備的等級而有所不同,亦可額外付費更動),猶如電話總機的分機功能,當對方輸入您的傳真分機時,只有您會收到該傳真文件(透過電子郵件收取),如此可確保所有傳真文件不遺漏及私密性。

支援多樣發送傳真文件方式
傳真伺服器提供檔案列印,程式夾檔,網頁夾檔,郵件夾檔,目錄夾檔五個傳真操作模式(傳真模式的提供是依傳真伺服器設備的等級而有所不同,亦可額外付費加購),客戶可依自身的喜好與習慣,選擇適合的操作方式來執行發送傳真動作。至於傳真伺服器的管理設定,是以瀏覽器軟體登入管理網頁介面,親切的中文畫面,讓您輕易地熟悉操作。

無須擔心垃圾傳真入侵
傳統的傳真機,事務機及大型影印機均是收到傳真訊息後,直接列印至透過紙張列印出來,因此對於廣告或垃圾傳真無法提供任何阻擋功能。若是採用傳真伺服器設備,則所有接收的傳真文件均會轉成電子檔(PDF或TIFF格式),利用電子郵件提供給接收者收取,因此接收者可先點閱後再決定將該傳真文件檔刪除,或是另外儲存該檔案,或是直接列印備存,如此一來就可避免垃圾傳真造成紙張與耗材的浪費。

收發傳真備份管理
傳真伺服器具有自動備份所有人收發傳真文件功能,使用者可透過網頁瀏覽器軟體閱覽自已的傳真記錄與文件內容,管理者可透過網頁瀏覽器軟體閱覽所有人的傳真記錄與文件內容。而且傳真伺服器儲存容量極大,可備份的筆數高達數百萬筆,所以您無須擔心文件備份的遺缺,另提供可指定年份匯出當年份的所有人傳真記錄與文件內容檔(特定機型)。

發送傳真操作便利性
檔案列印傳真模式,是不受檔案格式限制,只要您具有應用軟體可開啟該檔案,然後利用列印功能(印表機請點選GLFAX Fax圖式)即可執行發送傳真動作,讓使用者能輕易的上手,無須煩惱複雜的操作。

無須耗材及機械老化維護成本
傳真伺服器運作無須耗材及紙張成本,而且不會有因機械老化造成文件內容不清晰,與卡紙現象。

傳真操作軟體支援多國語系
檔案列印與程式夾檔傳真模式,具有支援英/中/法/德/希臘/義大利/波蘭/俄/西班牙/土耳其八國語系,網頁夾檔支援英/中語系(個別傳真帳號可設定專屬的語系,若有需要其它語系可額外付費專案開發),郵件夾檔依操作電腦的作業系統語系為主(因此無語系限制)。

指定時間與傳真埠發送傳真
冠隆資訊所提供傳真操作軟體於發送傳真前的選項中,具有時間設定(立即傳真,時間間隔,準確日期時間選項),及可指定特定的傳真伺服器(當有多台傳真伺服器時,可指定由那台傳真伺服器,不限地點)的特定傳真埠(兩埠傳真埠以上的傳真伺服器機型,預設值是系統軟體自動挑選閒置的傳真埠進行發送傳真)執行傳真動作。網頁夾檔則具有時間設定(立即傳真,或當天準確時間),及可指定特定的傳真埠(兩埠傳真埠以上的傳真伺服器機型,預設值是系統軟體自動挑選閒置的傳真埠進行發送傳真,亦可設定只能在特定的傳真埠進行發送傳真)執行傳真動作。目前郵件夾檔與目錄夾檔的發送傳真模式只支援立即傳真功能。

取消待發傳真
若您欲發送的傳真尚還處在待發狀態時,使用者可以透過傳真操作軟體(或網頁夾檔)的傳送中頁次取消(或閱覽)自已送出的發送傳真任務,當然別人的傳真您是無法取消(或閱讀)。

接收的傳真文件透過指定印表機自動列印
當有傳真文件接收進來時,可設定以該傳真埠或傳真分機指定直接特定印表機直接列印出來。印表機可直接利用USB介面與傳真伺服器介接(印表機機型的支援,原則上是以電腦大廠的印表機為準,例如:HP,EPSON,IBM,CANON..等廠牌,假如是商用多功能事務機或特殊的列印設備時,則必須請原廠提供合適的驅動程式)。或是設定傳真伺服器利用雲端(網際網路)連接印表機直接列印傳真文件。

節省人力與時間
傳真伺服器的傳真共享是透過區域網路或網際網路模式運作,使用者只要經由自身操作的電腦或手持設備(只要能
連上網路環境),即可輕鬆收發傳真文件,無須親自到傳真設備手動傳真。以往接收傳真文件時,有時會因未收到或遺棄而往返數次,或收到後文件不清楚,造成人員的困擾與電話確認的麻煩。當有文件要傳真給大量客戶時,只要於傳真通訊錄點選對象,就可一次將資料匯入傳真伺服器進行逐筆傳真,再也不須要像傳統的作法,於傳真設備前逐筆手動撥號及手動送紙,浪費無謂的人力與時間。

節省通訊費用
傳真操作軟體於發送傳真前,具有選擇傳真伺服器設備功能。若是 貴公司在中國上海與臺灣台北均有辦公室,以往您於台北要傳真至中國各地時,使用傳統傳真設備傳真均要以國際電話匯率計費,因此傳真費用不少。當您在上海與台北均有傳真伺服器時,當您有文件要傳真至中國各地時,您於發送傳真時指定由上海傳真伺服器執行,則可避開昂貴的國際電話費用,如此可讓您省下大筆的通訊費用。

掃瞄文件發送傳真
若有紙張需要傳真時,可利用掃瞄器或事務機掃瞄成檔案後,以任何方式傳送至使用者操作電腦上,就可利用傳真操作軟體,或網頁夾檔執行發送傳真動作。或是可利用商用複合機的scan to mail功能配合本公司的傳真伺服器(加購郵件夾檔功能),即可直接在複合機掃瞄紙本文件後輸入對方傳真號碼,就能發送傳真出去。

多份或單份文件檔案合併與單一或多個接收者傳真發送
可將單一(或多個)文件檔案同時傳真發送給一個(或多個)不同的對象,而且是只要透過傳真操作軟體(檔案列印或程式夾檔)一次輕鬆點選即可完成。

發送傳真解析度設定
使用者發送文件傳真時,傳真操作軟體可設定傳真解析度,具有>196LPI,196LPI,98LPI三種選項設定。網頁夾檔與郵件夾檔的解析度是196LPI。LPI是「Lines Per Inch」(每英吋的線數量)的縮寫,代表印刷機的網屏印刷解析度。DPI是「Dots Per Inch」(每英吋的點數量)的縮寫,代表噴墨印表機可在每英吋中噴印出的墨點數量。

文件格式自動轉方向
當欲傳真的文件是橫式格式時,使用者操作方式無須改變,傳真伺服器會自動判斷該文件格式後,自動轉向進行傳真動作。

發送傳真狀態即時監控
使用者可透過傳真操作軟體(或網頁夾檔)的傳送中頁次,得知目前伺服器內所有發送傳真的進度與狀態。發送傳真的結果是透過電子郵件通知發送傳真使用者。

傳真埠狀態自動偵測
冠隆資訊所提供的傳真操作軟體具有顯示傳真伺服器所有傳真埠狀態的功能,因此所有使用者(含管理者)均可透過傳真操作軟體得知傳真埠目前狀態。管理者可透過上述功能得知傳真埠的運作情況,當發現某一傳真埠有電信咬線或異常情況時,請客戶將傳真伺服器關機後等待30秒後重新開機。

自訂傳真封面與傳真主題註解說明
每次欲傳真時,傳真操作軟體(檔案列印/程式夾檔)可挑選您自定的傳真封面樣式(支援PS,htm,html格式),及於主題與註解欄位內輸入相關文字說明(支援中英文與數字)。網頁夾檔可於主題與註解欄位內輸入相關文字說明(支援英文與數字)。郵件夾檔是於主旨與說明欄位內輸入相關文字說明(支援中英文與數字)。

傳真失敗自動重發
當傳真文件發送時,如遇到對方線路忙線中(或其它因素造成傳真不成功)時,傳真伺服器會隔一段時間重新啟動該傳真。傳真伺服器系統預設是12次(可依客戶需求調整)。

自動均衡發送傳真
當有多筆傳真文件需要發送時,多埠機型的傳真伺服器會自動路由空閒的傳真埠執行發送動作(除非使用者有指定特定傳真埠,或管理者於網頁夾檔有限制該使用者只能於特定傳真埠運作),提高傳真運作的效率。

復電自動啟動
當市電斷電過後復電時,傳真伺服器會自動啟動系統軟體並回復正常狀態。bavaria若斷電時剛好還有文件需要傳真中(或排隊待傳中),則復電後系統會自動繼續執行後續文件發送傳真動作。

可透過編輯軟體編輯接收的傳真文件
傳真伺服器會將所接收的文件轉成PDF或TIFF檔後,再以電子郵件模式提供給適當的接收者,當接收者有必要編輯或加註該傳真文件時,可利用操作電腦內的PDF或TIFF編輯軟體直接編輯該檔案文件內容(含加註文字或圖章圖片加蓋動作),完成編輯後直接就可透過傳真操作軟體回覆此傳真文件給他人,免除人工與紙張的浪費,達到文件全面檔案化。

傳真歷史記錄清單
傳真伺服器所發送或接收的傳真文件,均會自動歸檔備份。管理者可透過瀏覽器軟體登入傳真伺服器後台管理介面,瀏覽傳真伺服器內所有接收與發送傳真記錄清單,並可點閱清單內任何一筆記錄開啟該傳真文件內容。傳真操作軟體具有日期時間,發送帳號或對方發件者,接收時間,傳真速度,發送對方號碼與公司,文件解析度,傳真張數,發送傳真結果..等攔位供管理者方便快速瀏覽。

傳真通訊錄整合
我們提供的傳真操作軟體與網頁夾檔均具有通訊錄功能,方便客戶發送傳真文件時點選使用。傳真通訊錄支援多種格式資料匯入,與單筆輸入模式,亦可透過LDAP功能連結公用通訊錄,讓您輕易地同步整合既有的客戶通訊錄資料,無須煩惱通訊錄移轉問題。

支援IPV4/6網路雙頻設定
傳真伺服器具有支援IPV4/6網際網路協議,可適用於新一代的網路環境。

具有防火牆保護
傳真伺服器內建防火牆軟體保護功能,防堵網路駭客入侵竊取檔案記錄。

與MS Windows AD Server帳號完美整合(企業機型)
若客戶有利用Windows AD Server來統一控管帳號時,請採購企業機型傳真伺服器,傳真伺服器會自動定時將AD Server的帳號(含其它特定欄位)匯入傳真伺服器內,至於密碼採驗證模式(由AD Server判別是否正確),如此即可將傳真帳號與AD Server同步,減少資訊人員的管理負擔。

傳真帳號密碼即時平移
傳真伺服器具有定時自動備份傳真帳號與密碼的功能,當傳真伺服器硬體故障且有必要備機更換時,工程師會舊機拆殼將備份模組取出置於備機USB槽,即可將原機的傳真帳號即時複制到備機內,讓客戶極短時間內完修且無須擔心傳真帳號重新建立的困擾。

空白自動裁切
當接收傳真文件內容後面若有空白部份,傳真伺服器會自動自動裁去,如此可節省傳送時間與通訊費用。

接收傳真設定採選單勾選(企業機型)
客戶必須先建立使用者傳真帳號後,於傳真分機(含分發管理者,傳真分類)設定頁次內,傳真接收者欄位部份變成選單模式(列出所有已建立的使用者傳真帳號清單,即表示電子郵件欄位無法輸入),方便管理者設定及確保傳真備份完整性。

傳真行銷宣傳
傳真宣傳是一個廣告行銷的模式。優點是保證對方有收到您的行銷訊息,無須讓您花大筆費用刊登平面或電視廣告,網路關鍵字廣告,郵寄或簡訊宣傳,印刷傳單與委託人力發送...等模式打廣告。傳真行銷的好處是便宜及有效,不像一般以電子郵件或郵寄模式任意刪除或遺棄,對於 貴公司的形象宣傳有極大的助益。

後續保固合約
冠隆資訊的傳真伺服器提供優於同業的產品設備保固(提供5天*8工作小時*24工作小時完修保固服務,工作小時以每日八小時計,國定例假日及冠隆資訊特殊休假例外),設備出貨已提供長達二或三年全機保固服務(可透過加購模式延展保固期),於保固期限內只要是產品有任何運作上的疑慮時,工程師接到客訴訊息即會先行遠端登入判斷故障點,假若無法透過網路故障排除時,則會儘快至客戶直接備品(或全新零組件)更換。若超過保固期限也不用擔心,我們有提供保修服務,當確定是設備硬體故障需要維修時,我們有提供零組件更換(但若該零組件已無現貨或供料時,則會建議客戶採購新機)與相關收費服務(例:維修工錢,到府服務費..等),當然,我們會依實際狀況建議您採購新機的必要性。

終身免費服務
只要是採購傳真伺服器者,冠隆資訊均有提供遠端網路連線故障排除,遠端網路連線功能設定,使用操作說明,傳真操作軟體版本更新免費服務。請客戶放心,冠隆資訊是一家以永續經營為目標的公司,是可以提供客戶享有完全滿意的售後服務。